Errores que no debes cometer en la organización de eventos.

Si estas por aquí debes estar pensando en involucrarte en la complicada tarea de planificar un evento o ya empezaste pero sientes que te estancaste en algún punto, ¿verdad? Tranquilo, sigue leyendo, y aprende los básicos a no cometer.

En primer lugar, es importante recordar siempre el propósito de tu evento, las motivaciones, las razones de porqué se está invirtiendo tiempo y dinero; para no morir en el intento y salir airoso en la tan esperada fecha.

También, se debe tener en cuenta las numerosas oportunidades de comunicación que se obtienen, antes, durante y después de ser llevado a cabo el evento.

Entonces, es vital asegurar que una brillante idea no se quede sólo ahí, sino que pueda florecer en un producto final impecable. Debemos aprovechar esta oportunidad única para potenciar la imagen de la marca, fidelizar y captar nuevos clientes.

En esta oportunidad, a pesar de las múltiples facetas que lleva planificar un evento, lo distribuiremos en tres etapas elementales: el antes, el durante y el después.

ETAPAS DEL EVENTO

Pre-Evento:

  • El tamaño del evento importa, debido a que, se debe ser consciente del presupuesto.
  • Es común error pensar como ventaja en el número de personas que asistirán, y no en el mayor número de personas que puede alcanzarse a través de los medios de comunicación o RRSS.
  • ¡INVESTIGAR! La información es el elemento esencial para tomar decisiones, y nos posibilita planificar, ejecutar y evaluar los resultados de las acciones.
  • Lo común ya no tiene valor. Hay muchas maneras creativas de hacer un evento, no siempre tiene que ser dar de comer y de beber o que haya música en directo. Se innovador y buscar ser evento memorable.
  • Realiza una lista de tareas. Esto facilita el proceso de planificación y te brinda un resultado previo de progreso.
  • Mantén una actitud preventiva. Detecta a tiempo las posibles necesidades y carencias que se presenten durante el avance de la planificación.
  • ¡Asesórate! Si sientes que algo se escapa de tus manos no dudes en llamar a los expertos.

Evento:

  • Listo, el público respondió a la convocatoria, aquí todo debe fluir de forma personal e interactiva, por lo que se necesita usar creativamente los recursos disponibles.
  • No improvises el día del evento; casi nadie te lo agradecerá.
  • Evita escuchar: “Eso no era mi responsabilidad”. Diseñando un programa detallado para la organización preliminar, identificando y asignando las tareas.
  • No te estreses. Se puede llegar a perder liderazgo y contagiárselo a tu equipo de producción.
  • Monitorear el correcto empleo del cronograma y detectar las necesidades que puedan presentarse.
  • Haz una lista de contactos de tus proveedores. El día del evento ellos serán tus mejores amigos al momento de cualquier urgencia.

Post-Evento:

  • Realizar un análisis de resultados una vez concluido el evento, para así obtener una retroalimentación del mismo y corregir los posibles errores en el próximo evento.
  • Reporte de conclusiones y sugerencias (Para ti o el cliente). Que han sido el fruto de la recolección de comentarios, el previo análisis de resultados, y todo aquello que pueda medirse y aportar al reporte.
  • Felicitar y recompensar a todos aquellos que te acompañaron en el proceso. Realizar un evento empresarial para tu negocio y esperar obtener resultados positivos, radica más en hacer una correcta planificación y organización que disponer de un gran presupuesto. Y, entendemos que el trabajo no acaba con la realización del evento.

Además de buscar resultados tangibles en el marketing, obtención de nuevos clientes y dar a conocer la empresa, también debemos enfocarnos en el efecto positivo que los eventos causan dentro del entorno organizacional.

Como el trabajo en equipo, incrementa el rendimiento laboral, mayor motivación de logro para los empleados, luchan por los intereses de la institución, empatía con la cultura organizacional, entre otros.

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